プライバシーポリシー

日本文書ソリューション株式会社（以下「当社」といいます。）は、当社が提供する文書関連サービス（以下「本サービス」といいます。）におけるお客様、取引先、採用応募者その他当社に個人情報を提供される方（以下総称して「お客様等」といいます。）の個人情報の保護を重要な責務と認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関連法令・ガイドラインを遵守し、以下のとおりプライバシーポリシーを定めます。

1. 会社情報

事業者名：日本文書ソリューション株式会社

所在地：〒100-0005 東京都千代田区丸の内1丁目9-2

連絡先メールアドレス：[email protected]

電話番号：+81 3-6845-9271

2. 取得する個人情報および取得方法

当社は、本サービスの提供、問い合わせ対応、契約の締結・履行、採用活動その他の目的のため、適法かつ公正な手段により、以下の個人情報を取得することがあります。

• 氏名、住所、電話番号、メールアドレス、所属先、役職等の連絡先情報
• 本人確認のために必要な情報
• 契約内容、取引履歴、請求・支払情報
• お問い合わせ内容、要望、アンケート回答等
• 採用応募に関する情報（履歴書、職務経歴書、面接記録等）
• 当社ウェブサイトの利用状況、アクセスログ、Cookie等により取得される情報
• その他、本サービスの提供に必要な情報

当社は、主に以下の方法で個人情報を取得します。

• ウェブサイト上の入力フォーム、メール、電話、書面等による提供
• 契約書、申込書、見積書、請求書等の書類を通じた取得
• 業務委託先、提携先、紹介元等からの適法な提供
• Cookie、アクセス解析ツール、サーバーログ等を通じた自動取得

3. 個人情報の利用目的

当社は、取得した個人情報を以下の目的の範囲内で利用します。

• 本サービスの提供、運営、管理のため
• 文書の作成、編集、校正、電子化、保管、配送その他関連業務の遂行のため
• お問い合わせ、見積依頼、資料請求等への対応のため
• 契約の締結、履行、請求、支払、与信管理、債権管理のため
• 本人確認、認証、不正利用防止、セキュリティ確保のため
• サービス改善、新サービス開発、品質向上、利用状況分析のため
• 法令、行政機関、裁判所その他の公的機関による要請への対応のため
• 採用選考、連絡、入社手続その他採用活動のため
• 当社の権利・利益を保護するため
• 上記に付随する目的のため

4. 個人情報の取扱いに関する法的根拠

当社は、日本法に基づき、個人情報を適法かつ適切に取り扱います。個人情報保護法に基づく利用目的の特定・通知、公表、適正取得、安全管理、第三者提供制限、委託先監督、保有個人データに関する開示等の請求への対応を含め、必要な措置を講じます。

また、当社は、以下の場合に個人情報を取り扱うことがあります。

• お客様等の同意がある場合
• 契約の履行または契約締結前の手続に必要な場合
• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要で、本人の同意を得ることが困難な場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要な場合
• 国の機関等への協力が必要な場合
• 当社の正当な利益を達成するために必要な場合で、本人の権利利益を不当に侵害しない場合

5. 個人情報の第三者提供および委託

当社は、次の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要な場合
• 国の機関等への協力が必要な場合
• 個人情報保護法その他法令により認められる場合

当社は、本サービスの提供に必要な範囲で、個人情報の取扱いを外部事業者に委託することがあります。この場合、当社は委託先に対し、適切な監督を行い、個人情報の安全管理が図られるよう必要かつ適切な措置を講じます。

6. 個人情報の第三国への移転

当社は、業務上必要な範囲で、クラウドサービス、メール配信サービス、データ保管サービス等の利用に伴い、個人情報を日本国外のサーバーに保存または国外の事業者に取り扱わせることがあります。

この場合、当社は、個人情報保護法その他関連法令に従い、移転先国の個人情報保護制度、移転先事業者が講ずる保護措置、本人が講じることができる措置等について必要に応じて情報を提供し、適切な安全管理措置を講じます。

7. 個人情報の保存期間

当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令で定められた保存期間の範囲内で保有します。保存期間の経過後、または利用目的達成後は、当社の定める手続に従い、遅滞なく消去または匿名化等の措置を講じます。

保存期間は、情報の種類、契約関係の有無、法令上の保存義務、紛争対応の必要性等を踏まえて個別に判断します。

8. お客様等の権利

お客様等は、個人情報保護法その他法令に基づき、当社が保有する保有個人データについて、以下の請求を行うことができます。

• 利用目的の通知
• 開示
• 内容の訂正、追加または削除
• 利用停止、消去
• 第三者提供の停止
• 第三者提供記録の開示

また、法令上認められる範囲で、データポータビリティに関するご要望や、当社の正当な利益に基づく処理に対する異議の申出を受け付けます。

これらの請求を希望される場合は、後記「12. お問い合わせ先」までご連絡ください。本人確認のうえ、法令に従って合理的な範囲で対応します。なお、請求内容によっては、法令上の理由により対応できない場合があります。

9. 同意の撤回

お客様等が個人情報の取扱いについて同意を与えた場合であっても、法令上の制約がない限り、いつでもその同意を撤回することができます。同意の撤回を希望される場合は、当社までご連絡ください。

ただし、同意の撤回により、本サービスの全部または一部をご利用いただけなくなる場合があります。

10. 苦情・相談の申出先

当社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談、開示等の請求その他のお問い合わせは、後記の連絡先までご連絡ください。適切かつ迅速な対応に努めます。

また、必要に応じて、個人情報保護委員会その他の関係機関へのご相談も可能です。

11. 安全管理措置

当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん、紛失等を防止するため、以下を含む適切な安全管理措置を講じます。

• 個人情報保護に関する社内規程の整備
• 従業者に対する教育・監督
• アクセス権限の管理、認証管理、ログ管理
• 通信および保存データの暗号化等の技術的対策
• 委託先の選定および監督
• 事故発生時の報告・対応体制の整備
• 定期的な点検、見直し、改善

当社は、個人情報の安全管理が図られるよう、必要に応じて措置を継続的に見直します。

12. お問い合わせ先

本プライバシーポリシーまたは個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。

日本文書ソリューション株式会社

住所：〒100-0005 東京都千代田区丸の内1丁目9-2

メールアドレス：[email protected]

電話番号：+81 3-6845-9271

13. プライバシーポリシーの変更

当社は、法令の改正、事業内容の変更、サービス内容の変更その他必要に応じて、本プライバシーポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、当社ウェブサイト上での掲示その他適切な方法により周知します。

変更後のプライバシーポリシーは、当社が別途定める場合を除き、当社ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じるものとします。

制定日：2026年4月24日